Nie(d)oceniona rola follow up’u

Follow up jest jednym z narzędzi, które łączy PRowca z dziennikarzem, a przynajmniej powinno łączyć, bowiem wielu PRowców (zwłaszcza tych początkujących) unika follow up’u jak ognia. O co tyle szumu? Czy naprawdę jest się czego bać i czy PR bez follow up’u w ogóle istnieje?

W dosłownym tłumaczeniu follow up to kontynuacja, uzupełnienie jakiejś myśli, nawiązanie do motywu, wątku czy osoby. Jest to nawiązanie ponownego kontaktu, zazwyczaj telefonicznego, z dziennikarzem, mające miejsce po wysyłce materiałów prasowych lub zaproszenia. Na pierwszy rzut oka rzecz banalna — chwytam za telefon i dzwonię. Dlaczego zatem pracownicy agencji PR unikają tej formy kontaktu z dziennikarzem, zaś ci drudzy irytują się na sam dźwięk służbowego telefonu? Otóż sztuka follow up’u, choć nie skomplikowana do najprostszych też nie należy. Dziennie dziennikarze otrzymują ok. 20 maili z informacjami prasowymi. Nie każdy adresat chwyta jednak za telefon by nawiązać bezpośredni kontakt. Wynika to i ze strachu i z lenistwa, bowiem dobry follow up wymaga wyczucia, czasu i konsekwencji.

Chcąc wysłać zaproszenie czy też materiały prasowe związane z danym wydarzeniem musimy przede wszystkim przygotować bazę mediów. Kluczowe jest, aby była ona dopasowana do tematu i aby dziennikarz otrzymywał tylko te informacje, które faktycznie mogą go zainteresować. Niestety często zdarza się, że nasza baza jest albo nieaktualna, albo po prostu jest w niej bałagan. Znajdują się tam wszelkie media bez podziału na branże. W ten sposób dzwoniąc do dziennikarza biznesowego z informacją związaną z zupełnie inną branżą, nie dziwmy się, że wzbudzimy jego irytację i nie wykluczone że zostaniemy poproszeni o wykasowanie jego numeru z naszej bazy.

Grunt to pewność siebie

Pamietajmy, że follow up to przede wszystkim budowanie relacji z dziennikarzem. Bezpośrednia rozmowa telefoniczna jest najlepszym sposobem, aby wzbudzić zaufanie naszego rozmówcy, a przy okazji zainteresować go daną kwestią. Podczas takiej rozmowy bardzo ważne są szczegóły, takie jak tembr naszego głosu, a także znajomość tematu z jakim dzwonimy. Jeśli czegoś nie wiemy powiedzmy to otwarcie zapewniając, że jak tylko zdobędziemy informacje, o które pyta dziennikarz, pozwolimy sobie na ponowny kontakt. Spytajmy jaka forma przekazania informacji będzie dla niego najlepsza. Może się okazać, że mail czy nawet sms będzie lepszym rozwiązaniem niż kolejny telefon. Musimy być mili i wyrozumiali, lecz przy tym pewni siebie i stanowczy. Pamiętajmy, że nasz rozmówca odbiera takich telefonów jak nasz dziesiątki dziennie. I choć my — PRowcy wykonujemy ich tak samo dużo, to jednak dziennikarz jest dla nas, a nie na odwrót. To my chcemy go zachęcić do publikacji naszych treści, lub zaprosić na organizowany przez nas event, dlatego cierpliwość, spokój i wyrozumiałość to nasza droga do sukcesu. Tuż po tym jak się przedstawimy i powiemy skąd i w jakiej sprawie dzwonimy, spytajmy dziennikarza czy w związku z tym możemy mu zając chwilę prosząc o rozmowę. Jeśli dziennikarz odmówi nie zniechęcajmy się — spytajmy kiedy w takim razie moglibyśmy zadzwonić. Jeśli uda nam się trafić na odpowiedni moment zachowajmy spokój.

Bardzo wiele osób panikuje podczas rozmowy, jednak czego tu się bać? Zazwyczaj follow up spada na junior konsultantów. Często są to osoby dopiero co zatrudnione w agencji. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim dlatego, w agencjach PR follow up nie jest traktowany poważnie. Uważa się, że może go wykonać każdy, tymczasem wymaga on dużo konsekwencji, cierpliwości i rzetelnego przygotowania. Bardzo często ludzie zarządzający zespołami zapominają, że jest to pierwsza szansa na zbudowanie relacji z dziennikarzem, a jak sama nazwa wskazuje relacje są sercem PR. Drugą przyczyną jest fakt, że follow up jest czasochłonny. Pracownik na wyższym stanowisku nie może sobie na to pozwolić z dwóch powodów — po 1. jego czas jest zbyt cenny, po 2. „stary” PRowiec ma już swoje kontakty, z których korzysta tak często, jak może. Zatem najmłodsza stażem i nierzadko najmniej doświadczona osoba musi się zmierzyć z rozmową z obcą osobą i najlepiej jeszcze do czegoś ją przekonać. Może budzić lęk, jednak dobre nastawienie i przygotowanie to podstawa.

Ponadto warto mieć na uwadze, że follow up zaczynamy w zależności do tego, czego dotyczy nasz mailling. Jeżeli jest to zaproszenie na jakieś wydarzenie, można zacząć następnego dnia. Jeżeli są to materiały o nowym produkcie, można poczekać kilka dni, ale nie więcej niż 3-4.

Rób notatki

Może to się wydawać staromodne lub pracochłonne, ale notatki z rozmowy z dziennikarzem są bardzo ważnym elementem follow up’u. Podsumowując rozmowę będziemy wiedzieć dokładnie kiedy możemy ponownie się przypominać dziennikarzowi z danym tematem (zbyt częste dzwonienie w tej samej sprawie wyrządzi więcej szkody niż pożytku) a także jakie treści interesują go przede wszystkim (to nam pozwoli na wysyłanie tylko tych informacji, które naprawdę opublikuje). To nam zapewni dobrą organizację i higienę pracy, która jest bardzo ważna w tak rozległym zadaniu, jakim jest follow up.

Dziennikarz jest najważniejszą osobą dla PRowca, kiedy ten chce go zaprosić na jakieś wydarzenie lub zachęcić do opublikowania w danym medium treści jego autorstwa. Jednak są sytuacje, kiedy to PRowiec staje się kluczową postacią dla dziennikarza. Dla dziennikarza bowiem nie ma cenniejszych informacji niż te, które zdobył jako pierwszy. Takie sytuacje zdarzają się często w przypadku, kiedy mowa o polityce. Wtedy dany dziennikarz dzwoni do PRowca, który zajmuje się konkretną kwestią. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie wcześniej wypracowana relacja dziennikarz—PRowiec.

Rozmowy telefoniczne i nawiązywanie bezpośrednich kontaktów z dziennikarzami są bardzo ważne. Wspólna zależność pozwala czerpać obopólne korzyści. Nie ma się czego bać, wystarczy się dobrze przygotować, zachować spokój i zadzwonić.

Artykuł powstał we współpracy z Katarzyną Zalegą
Trwa ładowanie komentarzy...